Informativa sulla privacy

RAGIONI DELL’INFORMATIVA

La presente informativa sulla privacy (l’“Informativa sulla Privacy”) contiene informazioni importanti sule modalità di trattamento deidati personali che vengono raccolti dall’azienda. La presente informativa ha carattere integrativo rispetto a qualunque altra informazione eventualmente ricevuta in tali altre circostanze.

Il presente documento contiene informazioni importanti su quanto segue:

1. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
2. DATI PERSONALI RACCOLTI
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
4. COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI
5. ARCHIVIAZIONE, ACCESSIBILITÀ E TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
6. SICUREZZA E RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI
7. DIRITTI DI ACCESSO AI DATI PERSONALI- GESTIONE DELLE SCELTE
8. CONSERVAZIONE DEI DATI
9. TITOLARE DEL TRATTAMENTO – CONTATTI DELLA SOCIETÀ
10. AGGIORNAMENTI DELLA PRESENTE INFORMATIVA -COMUNICAZIONI

1. TRATTAMENTO DEI DATIPERSONALI

Nella presente Informativa sulla Privacy, iltermine “Dati Personali” viene utilizzato con riferimento a qualunque informazione che consenta alla Società di identificare l’utente (o un soggetto terzo di cui l’utente fornisca i dati), direttamente o indirettamente, incluse eventuali informazioni connesse all’acquisto di beni o servizi, ovvero che l’utente scelga di comunicare alla Società o di condividere con essa, o con terzi.Il trattamento dei dati personali avverrà conformemente al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (UE) 2016/679 “Reg. (UE) 2016/679” e del D.LGS 196/2003. La Società si riserva il diritto di eseguire un ulteriore trattamento di dati, laddove previsto dalla legge ovvero nell’ambito di indagini o procedimenti penali o di altro tipo.

2. DATI PERSONALI RACCOLTI

a) Origine dei dati
La Società raccoglie dati personali dall’utente soltanto laddove il medesimo fornisca volontariamente informazioni, ad esempio:

  1. 1. per acquisire e confermare la sua prenotazione di servizi di alloggio e servizi accessori, e per fornire i servizi richiesti;
  2. 2. per adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che ci impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati:
  3. 3. per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali;
  4. 4. se espressamente da lei autorizzato, per accelerare le procedure di registrazione in caso di suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura.;
  5. 5. se espressamente da lei autorizzato, per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a lei indirizzati durante il suo soggiorno;
  6. 6. se espressamente da lei autorizzato, per inviarle nostri messaggi promozionali e aggiornamenti sulle tariffe e sulle offerte praticate.
  7. 7. La società e il proprio personale potrebberoraccogliere, su espressa comunicazione del cliente, dati relativi allo stato di salute, quali ad esempio intolleranze o esigenze alimentariparticolari, ovenire a conoscenza, durante l’erogazione dei servizi,di dati di natura anche sensibile.

Qualora l’utente fornisca alla Società dati personali di terzi (ad esempio, familiari, altri clienti o potenziali clienti), lo stesso dovrebbe accertarsi che tali soggetti terzi siano informati e abbiano autorizzato l’utilizzo dei loro dati come descritto nella presente Informativa sulla Privacy.

b) Tipologie di dati
La Società potrà raccogliere e utilizzare diversi tipi di dati personali a seconda delle specifiche finalità perseguite e di seguito descritte:

  • informazioni personali, quali nome, cognome, genere, età/data di nascita, paese di origine e altri dati personali che le normative vigenti consentono di raccogliere;
  • informazioni di contatto, quali indirizzo, indirizzo email, numero di telefono, numero di cellulare, eventuale numero di fax e altre informazioni di contatto che le normative vigenti consentono di raccogliere;
  • informazioni sul pagamento, quali strumento di pagamento (carta di credito o di debito), se del caso, e numero di un documento di identità, laddove richieste per ragioni fiscali o in relazione alla normativa anti-riciclaggio di denaro (obbligatorio per il punto 2.a.2);
  • informazioni relative al soggiorno, quali dati, prodotti o servizi forniti, importo, partita IVA, reclami, resi, rimborsi o altre informazioni relative alla prestazione erogatache le normative vigenti consentono di raccogliere;
  • informazioni relative alla famiglia, quali stato civile, data di anniversario, numero di figli, informazioni suifigli e altre informazioni relative alla famiglia che le normative vigenti consentono di raccogliere.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

A seconda delle specifiche circostanze in cui è avvenuta l’interazione tra l’utente e la Società, i dati personali potrebbero essere utilizzati per le seguenti finalità.

a) Per i servizi offerti e erogatipresso l’azienda:
I dati personali forniti dall’utente o raccolti al momento dell’acquisto, vale a dire dati personali di base, informazioni di contatto, dati riguardanti gli acquisti, dati fiscali, dettagli del pagamento, informazioni relative alle vendite e qualunque altro dato strettamente necessario per la consegna dei prodotti, saranno utilizzati per:

  • gestire, amministrare ed elaborare gli acquisti di prodotti, i servizi vendita e post-vendita, ad esempio attività amministrative, contabilità, rimborsi esentasse, laddove applicabili, prevenzione delle frodi e comunicazioni con l’utente, anche via email, per qualunque problema relativo alla gestionedella prenotazione e del soggiornoo alle successive richieste relative agli stessi;
  • ottemperare a obblighi imposti da leggi, regolamenti o legislazione UE (inclusa la normativa anti-riciclaggio di denaro) e avanzare una pretesa giuridica o difendersi da essa.È necessario fornire i dati personali per le suddette finalità e il rifiuto renderebbe impossibile il completamento della prenotazione o fornirle i servizi richiesti.Tranne laddove diversamente richiesto per ottemperare alle normative locali vigenti, il trattamento dei dati per tali finalità, in quanto necessario per adempiere agli obblighi contrattuali e di legge,potrebbe essere effettuato senza richiedere il consenso dell’utente.

b) Per le finalità specifiche per le quali i dati sono stati forniti volontariamente
I dati personali forniti dall’utente o raccolti quando lo stesso richiede un servizio specifico (ad esempio, gestendo reclamio richiedendo informazionie preventivi), vale a dire informazioni personali, di contatto e dati strettamente necessari per dare seguito alla richiesta, saranno utilizzati per:

  • fornire i servizi richiesti (ad esempio, assisterlo e gestire eventuali reclami e liste dei desideri e rispondere a una domanda o richiesta di contatto eventualmente inoltrata dall’utente, anche tramite il servizio assistenza clienti);
  • gestire l’iscrizione alla newsletter laddove l’utente abbia rilasciato specifico consenso
  • Occorre fornire i dati personali per le suddette finalità e il rifiuto renderebbe impossibile il completamento della richiesta.

c) Per le finalità di gestione dei rapporti con i clienti
I dati personali forniti dall’utente compilando i moduli della Società, vale a dire informazioni personali e di contatto e dati riguardanti le abitudini e il profilo dell’utente e i dettagli sulla sua famiglia, potrebbero essere inseriti in un Data Base centralizzato per:

  1. 1. offrire promozioni, sconti e altri servizi personalizzati e inviare newsletter, altre comunicazioni di marketing e commerciali su prodotti e servizi e inviti a eventi, sondaggi e ricerche, analisi di mercato, inviti a concorsi, giochi a premi o promozioni e altre iniziative per i clienti (“marketing”). La Società potrebbe utilizzare mezzi di contatto tradizionali (posta ordinaria e telefono) e/o digitali e automatizzati (e-mail, SMS, MMS, telefono e altri canali digitali, ad esempio i social media).

L’inserimento dei dati nel DataBaseè facoltativo e gratuito (essendo basato sul consenso che l’utente può scegliere di prestare) e può avvenire soltanto laddovei dati personali vengano forniti per le finalità di marketing cui al punto 3.b). L’utente potrà cancellare l’iscrizione o revocare il proprio consenso in qualunque momento (vedere il successivo punto 9). In qualsiasi caso, il rifiuto di fornire i dati personali per talefinalità non impedisce all’utente di utilizzare i servizi della Società o di effettuare acquisti, ma la Società non potrà informarlo delle iniziative marketing e degli eventi sopra descritti.

4. COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI

La Società condivide i dati personali dell’utente e con altre società che forniscono servizi per suo conto (come di seguito meglio dettagliato), sotto la sua direzione o quella di terzi. Tali società e organizzazioni riceveranno esclusivamente i dati personali necessari per espletare i servizi e non saranno autorizzate a utilizzarli per qualunque altra finalità.

a) Comunicazione dei dati personali ai responsabili del trattamento
Quando l’utente acquista i prodotti o utilizza i servizi di vendita della Società, i suoi dati personali potrebbero essere condivisicon soggetti terzi selezionati che forniscono servizi al fornitore, inclusi quelli che elaborano i pagamenti con carta di credito o debito ed eseguono controlli anti-frode. I dati personali dell’utente potrebbero essere condivisi con soggetti terzi per mantenere la banca dati dei clienti, fornire assistenza marketing e gestire email, analisi di mercato, sondaggi, concorsi, iniziative a premi o promozioni. Tali soggetti terzi potranno avere accesso ai dati personali dell’utente ovvero memorizzarlio eseguirne il trattamento al fine di fornire tali servizi per conto della Società in Italia, nel paese in cui si trova l’utente o all’estero. I fornitori di servizi della Società non sono autorizzati a utilizzare i dati personali per finalità diverse dall’erogazione dei servizi appaltati.

b) Diffusione dei dati personali
I dati personali dell’utente potrebbero dover essere condivisi con società che si occupano della gestione dei pagamenti e di controlli antifrode, che operano in modo indipendente in qualità di titolari del trattamento, al fine di fornire all’utente i servizi di vendita online. In caso di operazioni patrimoniali o societarie (ad esempio, fusioni o acquisizioni, ristrutturazioni aziendali o liquidazione), i dati dei clienti saranno probabilmente uno dei beni ceduti e potranno essere condivisi con i successori legali, nella misura consentita dalla legge sulla base del legittimo interesse della Società. I dati personali rimarranno soggetti all’informativa sulla privacy preesistente, salvo laddove l’utente decida diversamente. La Società potrà inoltre divulgare i dati personali dell’utente a terzi

  • laddove previsto da una normativa dell’UE o di uno Stato membro;
  • in caso di procedimenti legali;
  • in risposta a una richiesta proveniente dalle forze dell’ordine che si fondi su basi legittime;
  • per proteggere i diritti, la privacy, la sicurezza o le proprietà della Società o del pubblico.

Inoltre, nella misura consentita dalla legge, la Società potrà comunicare i dati personali a terzi in caso di denunce, laddove ritenuto necessario per indagare, prevenire o adottare misure riguardanti attività illecite, frodi sospette. L’elenco completo dei responsabili del trattamento designati e dei soggetti terzi a cui vengono comunicati i dati può essere ottenuto utilizzando i nostri contatti di seguito indicati (punto 9).

5. ARCHIVIAZIONE, ACCESSIBILITÀ E TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati personali raccolti avviene principalmente utilizzando mezzi elettronici. Il trattamento dei dati personali può essere eseguito anche su supporto cartaceo. In entrambi i casi, i dati personali, vengono inseriti nella banca dati aziendale, messi in sicurezza e gestiti dal Titolare della protezione dei dati.

L’accesso ai dati personali sarà consentito al solo personale autorizzato, in funzione della effettiva necessità di conoscere tali informazioni eutilizzando strumenti di controllo degli accessi su più livelli. Tale personale si è impegnato a rispettare gli obblighi di riservatezza ed è stato espressamente designato responsabile del trattamento, come previsto dalla legge vigente. In particolare, laddove l’utente abbia fornito il proprio consenso al trattamento dei suoi dati personali per finalità di Marketing, i relativi dati potranno essere letti, modificati e aggiornati dal personale della Società e da quello addetto alle vendite e al marketing. Il personale, ha ricevuto un’apposita formazione ed è tenuto al rispetto degli obblighi di riservatezza. La Società potrà avvalersi di esso per raccogliere, utilizzare e divulgare dati secondo le sue istruzioni.

Qualora la Società debba trasferire dati personali all’estero al fine di perseguire le finalità enunciate nella presente Informativa sulla Privacy, anche laddove la legislazione in materia di dati personali differisca da quella applicabile nel paese in cui si trova l’utente, la stessa adotterà misure per garantire che tali comunicazioni avvengano in conformità agli standard europei sulla protezione dei dati ovvero ad altri standard locali utilizzati nel paese in cui vengono raccolti i dati, in modo tale che i dati dell’utente rimangano sicuri e riservati.

6. SICUREZZA E RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI

La Società ha attuato misure idonee volte a proteggere i dati personali dell’utente da perdita accidentale e da accessi, utilizzo, modifica e divulgazione non autorizzati. Nella gestione dei propri sistemi, vengono inoltre utilizzati controlli di password, una tecnologia firewall e altre misure di sicurezza tecnologiche. Nonostante la Società abbia attuato le suddette misure di sicurezza per ipropri sistemi, l’utente deve sapere che non è possibile garantire la sicurezza al 100%. Pertanto, l’utente fornisce i suoi dati personali a proprio rischio e, nella misura massima consentita dalla legge vigente, la Società non sarà in alcun modo responsabile della loro divulgazione dovuta a errori, omissioni o azioni non autorizzate di terzi durante o dopo la loro trasmissione alla stessa. Nell’improbabile eventualità in cui la Società ritenga che la sicurezza dei dati personali dell’utente in suo possesso o sotto il suo controllo sia stata o possa essere stata compromessa, la stessa informerà l’utente dell’accaduto secondo le modalità previste dalla legge vigente, utilizzando i metodi da essa prescritti (fornendo alla Società il proprio indirizzo email, l’utente acconsente a ricevere tali comunicazioni in formato elettronico attraverso tale indirizzo email). Per i dati di cui al punto 2.a.7 la società ha predisposto, anche nei riguardi del personale, un disciplinare interno con le policy di gestione di tali dati.

7. DIRITTI DI ACCESSO AI DATI PERSONALI – GESTIONE DELLE SCELTE

a) Diritti dell’utente
In qualunque momento e gratuitamente, l’utente potrà accedere ai propri dati, ricevere i propri dati personali elettronici in un formato strutturato e comunemente utilizzato leggibile meccanicamente e trasmetterli a un altro titolare del trattamento (portabilità dei dati), nonché farli correggere, aggiornare, modificare o eliminare (fatte salve le eventuali eccezioni applicabili). L’utente potrà aggiornare i dati forniti alla Società contattando la stessa all’indirizzo fornito qui di seguito. Le richieste di cancellazione dei dati sono subordinate agli obblighi vigenti di legge e di conservazione dei documenti imposti alla Società. Qualora ritenga che vi sia un problema nelle modalità di gestione dei dati personali, l’utente avrà il diritto di presentare una denuncia presso l’autorità per la protezione dei dati personali nazionale o di qualunque altro paese dell’UE o dello Spazio Economico Europeo. Per esercitare tali diritti, l’utente potrà inviare una richiesta contattando la Società, inviando un’email all’indirizzo info@hotelfedora.it oppure una lettera per posta ordinaria all’indirizzo riportato qui di seguito (punto 9). Nel contattare la Società, l’utente dovrà accertarsi di includere il proprio nome, indirizzo email, indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che la stessa possa gestire correttamente la sua richiesta.

b) Accuratezza -Aggiornamento dei dati personali
Per consentire alla Società di servire al meglio l’utente, lo stesso è invitato a comunicare eventuali variazioni che dovessero verificarsi dei propri dati personali. Potrà contattare la Società (vedere il punto 9) per ricevere assistenza per l’aggiornamento dei dati personali.

c) Gestione delle scelte relative al marketing diretto
Qualora l’utente desideri revocareil proprio consenso all’utilizzo dei dati per finalitàdi Marketing, potrà inviare una semplice richiesta alla Società (vedere il punto 9) di seguito indicato.

8. CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali saranno conservati per la durata del rapporto commerciale e per tutto il tempo necessario a perseguire le finalità descritte nella presente Informativa sulla Privacy (ad esempio, laddove l’utente si iscriva a una newsletter, per la durata di tale iscrizione). Dopo tale periodo, i dati personali dell’utente saranno conservati soltanto per ottemperare agli obblighi di legge e regolamentari (ad esempio, per 10 anni, nel caso di finalità contabili; per la durata dell’obbligo di conservazione inderogabile, nel caso di finalità fiscali; ecc.) ovvero per consentire alla Società di mantenere una prova dei rispettivi diritti e obblighi.

I dati personali dell’utente che sono oggetto di trattamento per finalità di marketing (punto 3.b) saranno conservati fino a quando non sarà ritirato il consenso al loro trattamento per tali finalità. I dati personali relativi alle informazioni sugli acquisti di cui si effettua il trattamento per finalità di marketing saranno conservati per un periodo limitato, in linea con il termine consentito dalla legge vigente, e, alla scadenza di tale termine, saranno cancellati o anonimizzati in modo permanente.

9. TITOLARE DEL TRATTAMENTO –REPSONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI – CONTATTI DELLA SOCIETA’

Ai fini della presente Informativa sulla Privacy e del trattamento dei dati qui descritto, si specifica che il termine “Società” fa riferimento a Cielo 2 Srl, con sede legale Via Cevedale, 5-47838 Riccione (RN), Italia. In quanto controllante e beneficiario finale, la Società è il titolare del trattamento (come definito nel Reg. (UE) 2016/679) dei dati raccolti. Per qualunque commento o domanda sulla presente Informativa sulla Privacy e gestire le richieste relative al trattamento dei dati, è inoltre possibile contattare il servizio clienti della Società all’indirizzo email info@hotelfedora.it o scrivendo al Titolare del Trattamento dei Dati all’indirizzo ViaCevedale, 5-47838 Riccione (RN).

10. AGGIORNAMENTI DELLAPRESENTE INFORMATIVA – COMUNICAZIONI

La Società, a propria discrezione, si riserva il diritto di cambiare, modificare, aggiungere o eliminare parti della presente Informativa sulla Privacy in qualunque momento, pubblicandone la versione revisionata sulla pagina del Sito Web Aziendale e aggiornando la data dell”Ultima modifica”. È responsabilità dell’utente rivedere di volta in volta l’Informativa sulla Privacy per prendere conoscenza delle eventuali modifiche apportate. In alcuni casi, la Società potrebbe fornire ulteriori comunicazioni relative a modifiche rilevanti della presente Informativa sulla Privacy pubblicando un avviso sulla pagina iniziale del Sito Web Aziendale oppure, nel caso di utenti che abbiano espresso apposito consenso, inviando una email di notifica. A seguito delle modifiche, laddove previsto dalla normativa vigente, i dati dell’utente non saranno oggetto di trattamento senza l’esplicito consenso dell’utente.